Möchte ein Arbeitnehmer unbezahlte Freistellung beantragen, sollten Arbeitgeber die betrieblichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen sorgfältig prüfen und eindeutig regeln.
Eine längere Reise, eine Weiterbildung, familiäre Verpflichtungen oder einfach der Wunsch nach einer persönlichen Auszeit: In den letzten Jahren werden Personalabteilungen zunehmend mit Wünschen oder ganz konkreten Anträgen von Arbeitnehmern auf eine unbezahlte Freistellung konfrontiert. Für Unternehmen kann eine solche Lösung durchaus attraktiv sein. Sie ermöglicht es, einen geschätzten Mitarbeiter langfristig zu halten, ohne während der Auszeit Arbeitsentgelt zahlen zu müssen.
Ganz ohne Nebenwirkungen ist die Freistellung von der Arbeit allerdings nicht. Unklare Absprachen führen schnell zu Streit über Urlaubsansprüche, Sonderzahlungen, Sozialversicherung oder die Rückkehr an den Arbeitsplatz. Arbeitgeber sollten deshalb nicht nur über den Antrag entscheiden, sondern die Auszeit in einer sorgfältigen Freistellungsvereinbarung regeln.
Was bedeutet unbezahlte Freistellung?
Bei einer unbezahlten Freistellung wird der Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum von seiner Pflicht zur Arbeitsleistung befreit. Gleichzeitig entfällt grundsätzlich der Anspruch auf Arbeitsvergütung. Das Arbeitsverhältnis wird nicht beendet, sondern besteht als rechtliche Hülle fort. Seine wesentlichen Hauptleistungspflichten, also Arbeit gegen Vergütung, ruhen vorübergehend.
Von einer einseitigen Freistellung durch den Arbeitgeber ist die einvernehmliche Freistellung zu unterscheiden. Möchte der Arbeitnehmer aus privaten Gründen eine Auszeit nehmen, setzt dies regelmäßig eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber voraus. Der Beschäftigte kann nicht allein dadurch von seiner Arbeitspflicht frei werden, dass er einen Antrag stellt.
Auch der Begriff „Sonderurlaub“ ist nicht immer eindeutig. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird er häufig für jede zusätzliche Arbeitsbefreiung verwendet. Rechtlich kann damit jedoch sowohl eine bezahlte Freistellung aus besonderem Anlass als auch ein längerer unbezahlter Sonderurlaub gemeint sein.
Besteht ein Anspruch auf unbezahlte Freistellung?
Für eine rein private Auszeit besteht grundsätzlich kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch. Möchte ein Arbeitnehmer etwa mehrere Monate reisen, ein privates Projekt verwirklichen oder Abstand vom Berufsalltag gewinnen, darf der Arbeitgeber den Antrag regelmäßig ablehnen. Davon zu unterscheiden sind gesetzlich geregelte Freistellungsansprüche.
Solche können sich beispielsweise aus den Vorschriften über Elternzeit, Pflegezeit, Familienpflegezeit oder die Betreuung eines erkrankten Kindes ergeben. Das Pflegezeitgesetz gewährt Beschäftigten unter bestimmten Voraussetzungen unter anderem das Recht, zur Organisation einer akut erforderlichen Pflege bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernzubleiben. Die Familienpflegezeit ermöglicht unter bestimmten Bedingungen eine teilweise Freistellung von bis zu 24 Monaten.
Geht ein Antrag bei der Personalabteilung ein, sollte daher zunächst geprüft werden, ob tatsächlich eine freiwillige Auszeit gewünscht wird oder ob sich hinter dem Antrag ein gesetzlicher Freistellungstatbestand verbirgt. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil gesetzliche Freistellungen besondere Ankündigungsfristen, Nachweispflichten und teilweise einen besonderen Kündigungsschutz auslösen können. So gilt bei Freistellungen nach dem Pflegezeitgesetz grundsätzlich ein besonderer Kündigungsschutz.
Welche Gründe sprechen für oder gegen die Freistellung?
Typische Gründe für eine unbezahlte Freistellung sind längere Reisen, Weiterbildungen, familiäre Betreuungsaufgaben, ein Hausbau, ehrenamtliche Tätigkeiten oder eine persönliche Regenerationsphase. Für Arbeitgeber ist jedoch nicht allein der Wunsch des Mitarbeiters maßgeblich.
Entscheidend sind vor allem die Dauer der beantragten Auszeit, die Vertretungsmöglichkeiten, laufende Projekte, die Qualifikation des Arbeitnehmers und die voraussichtliche Personalentwicklung. Bei schwer ersetzbaren Fachkräften kann bereits eine kurze Abwesenheit erhebliche organisatorische Folgen haben. Andererseits kann eine begrenzte Auszeit günstiger sein als der Verlust eines Mitarbeiters, der anderenfalls kündigen würde.
Unternehmen sollten vergleichbare Fälle nach nachvollziehbaren Kriterien behandeln. Entscheidungen dürfen insbesondere nicht an geschützte Merkmale wie Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion oder ethnische Herkunft anknüpfen. Das Benachteiligungsverbot des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes gilt auch für Arbeitsbedingungen und individualrechtliche Vereinbarungen.
Eine kurze interne Dokumentation der Entscheidung ist daher sinnvoll. Sie hilft, betriebliche Gründe später nachvollziehbar darzustellen und eine konsistente Genehmigungspraxis zu entwickeln.
Was gehört in eine Freistellungsvereinbarung?
Arbeitgeber sollten eine unbezahlte Freistellung nicht lediglich per E-Mail oder mündlich bestätigen. Zwar besteht für eine solche Vereinbarung grundsätzlich keine allgemeine gesetzliche Schriftform. Eine schriftliche Freistellungsvereinbarung schafft jedoch Rechtssicherheit und verhindert, dass sich die Auszeit später in eine juristische Nebelbank verwandelt.
Die Vereinbarung sollte insbesondere den Beginn und das genaue Ende der Freistellung festlegen. Außerdem muss ausdrücklich geregelt werden, dass während dieses Zeitraums sowohl die Arbeitspflicht als auch der Anspruch auf Vergütung ruhen.
Weitere wichtige Punkte sind:
- Behandlung von Urlaubsansprüchen und Zeitguthaben
- Auswirkungen auf Boni, Provisionen und Sonderzahlungen
- Nutzung oder Rückgabe von Dienstwagen, Mobiltelefon und Arbeitsmitteln
- Fortbestand einer betrieblichen Altersversorgung
- Nebentätigkeiten und Wettbewerbsverbote
- Erreichbarkeit während der Auszeit
- Voraussetzungen einer vorzeitigen Rückkehr
- Tätigkeit und Einsatzort nach der Rückkehr
Eine automatische Rückkehr auf exakt denselben Arbeitsplatz sollte nur zugesagt werden, wenn dies betrieblich gewollt ist. Häufig ist es sinnvoller, auf die Weiterbeschäftigung entsprechend dem Arbeitsvertrag und unter Beachtung des arbeitgeberseitigen Weisungsrechts abzustellen. Auch eine einseitige Verlängerungsoption zugunsten des Arbeitnehmers ist für Unternehmen regelmäßig ungünstig.
Eine Verlängerung sollte stets einer erneuten ausdrücklichen Vereinbarung bedürfen.
Entsteht während der unbezahlten Freistellung Urlaubsanspruch?
Besondere Aufmerksamkeit verdient das Verhältnis zwischen unbezahlter Freistellung und Urlaubsanspruch. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind Zeiten, in denen die beiderseitigen Hauptleistungspflichten aufgrund eines vereinbarten unbezahlten Sonderurlaubs vollständig ausgesetzt sind, bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs grundsätzlich mit null Arbeitstagen anzusetzen.
Befindet sich der Arbeitnehmer während des gesamten Kalenderjahres im unbezahlten Sonderurlaub, entsteht für dieses Jahr daher grundsätzlich kein gesetzlicher Erholungsurlaub. Erstreckt sich die Freistellung nur auf einen Teil des Jahres, muss der Urlaub nach unterschiedlichen Zeitabschnitten berechnet werden. Arbeitgeber sollten dies ausdrücklich in der Vereinbarung abbilden.
Bereits zuvor entstandener Urlaub verschwindet durch die Freistellung nicht automatisch. Er kann während des unbezahlten Sonderurlaubs auch nicht ohne Weiteres erfüllt werden, weil in dieser Zeit bereits keine Arbeitspflicht besteht, von der der Arbeitnehmer zu Erholungszwecken befreit werden könnte. Offene Urlaubsansprüche sollten deshalb möglichst vor Beginn der Auszeit geprüft und eingeplant werden.
So ist auch bei längeren Freistellungsphasen eine Kombination der bezahlten mit der unbezahlten Freistellung möglich. In ersterer kann ganz gezielt der Urlaub abgebaut werden.
Krankheit, Feiertage und Sonderzahlungen
Erkrankt der Arbeitnehmer während der unbezahlten Freistellung, entsteht für diesen Zeitraum grundsätzlich kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Entgeltfortzahlungsanspruch setzt voraus, dass die Krankheit die maßgebliche Ursache für den Entgeltausfall ist. Hätte der Arbeitnehmer auch ohne seine Erkrankung wegen der vereinbarten Freistellung kein Arbeitsentgelt erhalten, fehlt es an dieser Voraussetzung.
Entsprechendes gilt regelmäßig für gesetzliche Feiertage, die in den Freistellungszeitraum fallen. Die Arbeit fällt dann nicht wegen des Feiertags aus, sondern bereits aufgrund der vereinbarten Arbeitsbefreiung. Ob und in welchem Umfang variable Vergütung, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder andere Sonderzahlungen gekürzt werden können, hängt von den jeweiligen Vertrags-, Tarif- oder Bonusregelungen ab.
Pauschale Aussagen sind hier riskant. Die Freistellungsvereinbarung sollte deshalb entweder eine ausdrückliche Regelung treffen oder klar auf die jeweils geltenden Vergütungsbedingungen verweisen.
Übersicht: Freiwillige vs. Gesetzliche Freistellung
| Kriterium | Freiwillige Auszeit (z. B. Sabbatical) | Gesetzlicher Anspruch (z. B. Pflegezeit) |
|---|---|---|
| Rechtsanspruch | Nein (Zustimmung des AG erforderlich) | Ja (bei Vorliegen der Voraussetzungen) |
| Kündigungsschutz | Kein besonderer Schutz gesetzlich geregelt | Ja (besonderer Kündigungsschutz gilt) |
| Urlaubsanspruch | Kürzung um 1/12 pro vollem Ruhensmonat | Gesetzliche Sonderregelungen beachten |
| Sozialversicherung | Fortbestand max. 1 Monat (danach Abmeldung) | Abweichende/spezielle Regelungen |
Sozialversicherung: Die Monatsgrenze im Blick behalten
Sozialversicherungsrechtlich gilt eine Beschäftigung ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt zunächst als fortbestehend, allerdings längstens für einen Monat. Dauert der unbezahlte Urlaub länger, endet der sozialversicherungsrechtliche Fortbestand der entgeltlichen Beschäftigung. Diese Regelung gilt grundsätzlich auch bei geringfügigen Beschäftigungen.
Die Personalabrechnung muss daher rechtzeitig prüfen, welche Meldungen zur Sozialversicherung erforderlich sind. Der Arbeitnehmer sollte außerdem darauf hingewiesen werden, seinen Kranken- und Pflegeversicherungsschutz unmittelbar mit seiner Krankenkasse oder seinem privaten Versicherer zu klären. Abhängig von der persönlichen Situation kann etwa eine Familienversicherung, eine freiwillige Versicherung oder eine anderweitige Absicherung erforderlich werden.
Wichtig ist zudem: Ein einzelner eingeschobener bezahlter Urlaubstag setzt die Monatsfrist bei einer von Anfang an länger geplanten unbezahlten Freistellung nicht ohne Weiteres erneut in Gang. Die Deutsche Rentenversicherung weist ausdrücklich darauf hin, dass eine solche künstliche Unterbrechung die Schutzwirkung nicht erneuert.
Unbezahlte Freistellung im öffentlichen Dienst
Bei der unbezahlten Freistellung im öffentlichen Dienst ist vor allem der einschlägige Tarifvertrag zu beachten (TVöD oder TV-L). Nach § 28 TVöD können Beschäftigte bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Verzicht auf die Fortzahlung des Entgelts Sonderurlaub erhalten. Es handelt sich damit nicht um eine automatische Bewilligung, sondern um eine Entscheidung auf Grundlage der tariflichen Voraussetzungen.
Zusätzlich bestimmt der TVöD, dass sich der tarifliche Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat, in dem das Arbeitsverhältnis ruht, um ein Zwölftel vermindert. Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes müssen deshalb neben dem Bundesurlaubsgesetz stets die jeweils geltenden tariflichen Regelungen prüfen.
§ 629 BGB: Bezahlte oder unbezahlte Freistellung?
§ 629 BGB betrifft einen Sonderfall. Nach der Kündigung eines dauernden Dienstverhältnisses muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf dessen Verlangen angemessene Zeit zur Suche nach einer neuen Beschäftigung gewähren. Die Vorschrift selbst regelt jedoch nicht ausdrücklich, ob diese Zeit bezahlt werden muss.
Ein Vergütungsanspruch kann sich ergänzend aus § 616 BGB ergeben, sofern dessen Voraussetzungen erfüllt sind und die Vorschrift nicht wirksam arbeits- oder tarifvertraglich ausgeschlossen wurde. Die Frage nach der Vergütungspflicht lässt sich daher nicht pauschal beantworten. Freistellungsanspruch und Vergütungsanspruch müssen getrennt geprüft werden.
Fazit: Freistellung ermöglichen, Folgen vorher ordnen
Eine unbezahlte Freistellung kann ein wirkungsvolles Instrument zur Mitarbeiterbindung sein. Unternehmen sollten einen Antrag jedoch nicht informell „durchwinken“. Zunächst ist zu prüfen, ob ein gesetzlicher oder tariflicher Anspruch besteht. Bei einer freiwilligen Auszeit müssen anschließend die betrieblichen Auswirkungen, der Urlaubsanspruch, Vergütungsbestandteile und die sozialversicherungsrechtlichen Folgen geklärt werden.
Möchte ein Arbeitnehmer eine Freistellung beantragen, sollte die Personalabteilung deshalb mit einem standardisierten Verfahren arbeiten. Eine klare Entscheidung, eine belastbare Freistellungsvereinbarung und die frühzeitige Einbindung der Entgeltabrechnung verwandeln die Auszeit von einem rechtlichen Stolperdraht in ein gut steuerbares Personalinstrument. Wir beraten Unternehmen umfassend, wenn ein Mitarbeiter den Wunsch zur unbezahlten Freistellung äußert.
Wenn Sie eine rechtliche Einschätzung zu Ihrem konkreten Fall wünschen oder Unterstützung bei der Gestaltung einer für Ihr Unternehmen einheitlichen Vorgehensweise benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie kompetent, praxisnah und lösungsorientiert.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur unbezahlten Freistellung auf Wunsch des Arbeitnehmers
Ein allgemeiner Anspruch auf unbezahlte Freistellung aus rein privaten Gründen besteht grundsätzlich nicht. Möchte ein Arbeitnehmer beispielsweise eine längere Reise unternehmen, eine persönliche Auszeit nehmen oder ein privates Projekt verfolgen, kann der Arbeitgeber den Antrag ablehnen. Ein Anspruch kann sich jedoch aus gesetzlichen, tarifvertraglichen oder arbeitsvertraglichen Regelungen ergeben, etwa im Zusammenhang mit Elternzeit, Pflegezeit oder bestimmten familiären Verpflichtungen.
Nein, solange kein gesetzlicher oder vertraglicher Freistellungsanspruch besteht, bleibt der Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung verpflichtet. Er darf der Arbeit nicht allein deshalb fernbleiben, weil er eine Freistellung beantragt hat. Ein eigenmächtiger Antritt der Auszeit kann eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen und arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung haben.
Für den Antrag auf eine freiwillige unbezahlte Freistellung gibt es regelmäßig keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Aus Gründen der Nachweisbarkeit sollten Unternehmen jedoch einen schriftlichen Antrag verlangen. Dieser sollte den gewünschten Beginn, die Dauer und gegebenenfalls den Grund der Freistellung enthalten. Bei gesetzlichen Freistellungsansprüchen können besondere Ankündigungsfristen, Formvorgaben und Nachweispflichten gelten.
Bei einer freiwilligen Freistellung darf der Arbeitgeber grundsätzlich nach dem Anlass und der geplanten Dauer fragen, soweit diese Informationen für die betriebliche Entscheidung erforderlich sind. Der Arbeitnehmer muss jedoch keine unverhältnismäßig detaillierten Angaben zu seiner privaten Lebensführung machen. Besteht möglicherweise ein gesetzlicher Freistellungsanspruch, können konkrete Angaben und Nachweise notwendig sein.
Ja, auch wenn eine freiwillige Freistellungsvereinbarung grundsätzlich formfrei möglich sein kann, ist eine schriftliche Vereinbarung dringend zu empfehlen. Sie sollte insbesondere Beginn und Ende der Freistellung, das Ruhen von Arbeits- und Vergütungspflicht sowie die Folgen für Urlaub, Sonderzahlungen, Arbeitsmittel, betriebliche Altersversorgung und die Rückkehr in den Betrieb regeln.
Bei einer vollständigen einvernehmlichen Aussetzung der beiderseitigen Hauptleistungspflichten entsteht für den Freistellungszeitraum grundsätzlich kein gesetzlicher Urlaubsanspruch. Wird der Arbeitnehmer nur während eines Teils des Kalenderjahres unbezahlt freigestellt, ist der Jahresurlaub regelmäßig zeitanteilig zu berechnen. Bereits vor Beginn der Freistellung entstandener Urlaub entfällt dagegen nicht automatisch.
