Überstunden lassen sich im betrieblichen Alltag nicht immer vermeiden. Auftragsspitzen, personelle Engpässe oder kurzfristige Projekte können dazu führen, dass Beschäftigte über ihre reguläre Arbeitszeit hinaus arbeiten. Für Arbeitgeber stellt sich dann die Frage, wann Überstunden und Mehrarbeit zulässig sind, wie sie vergütet wird und unter welchen Voraussetzungen gegebenenfalls ein Überstundenzuschlag anfällt.

Besonders relevant sind die gesetzlichen Vorgaben sowie die Regelungen des jeweils geltenden Tarifvertrags. Auch beim Überstundenabbau, bei Krankheit und bei Überstunden in Teilzeit bestehen Besonderheiten, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten.

Gesetzliche Regelung zur Überstundenvergütung

Bei der gesetzlichen Regelung zur Überstundenvergütung ist zwischen der Bezahlung zusätzlicher Arbeitszeit und einem möglichen Zuschlag zu unterscheiden. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf einen bestimmten Überstundenzuschlag gibt es grundsätzlich nicht. Ob Überstunden vergütet werden müssen und ob zusätzlich ein Zuschlag anfällt, richtet sich insbesondere nach dem Arbeitsvertrag, einem einschlägigen Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.

Tarifverträge können beispielsweise festlegen, dass zusätzliche Arbeitsstunden mit dem normalen Stundenentgelt zuzüglich eines bestimmten Zuschlags vergütet werden. Arbeitgeber sollten deshalb vor der Abrechnung prüfen, welche Regelungen für das jeweilige Arbeitsverhältnis gelten.

Anordnung von Überstunden: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Die Anordnung von Überstunden sollte auf einer entsprechenden rechtlichen Grundlage beruhen. Diese kann sich aus dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Eine solche Regelung berechtigt Arbeitgeber jedoch nicht dazu, die gesetzlichen Grenzen der Arbeitszeit beliebig auszuschöpfen.

Das Arbeitszeitgesetz als sog. Schutzgesetz sowie gegebenenfalls tarifliche Vorgaben müssen weiterhin eingehalten werden. Besteht ein Betriebsrat, können die Anordnung und Verteilung zusätzlicher Arbeitszeit zudem ein Mitbestimmungsrecht auslösen. Für die betriebliche Praxis empfiehlt sich ein klares Verfahren:

Überstunden sollten nur von hierzu befugten Personen geplant, angeordnet und anschließend nachvollziehbar erfasst werden.

Wie viele Überstunden sind zulässig?

Grundsätzlich darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, wenn innerhalb des gesetzlich vorgesehenen Ausgleichszeitraums die durchschnittliche Arbeitszeit wieder eingehalten wird. Auch Pausen und Ruhezeiten müssen berücksichtigt werden.

Tarifverträge können besondere Arbeitszeitregelungen enthalten. Arbeitgeber sollten daher bei regelmäßigem oder umfangreichem Mehrarbeitsbedarf sowohl die gesetzlichen als auch die tariflichen Vorgaben prüfen. Tarifverträge eröffnen oft auch Gestaltungszeiträume für Arbeitgeber.

Über die Regelungen von sog. Verteilzeiträumen kann der Betrachtungszeitraum zum Erreichen der durchschnittlichen tariflichen Wochenarbeitszeit teilweise tariflich erweitert werden. Insoweit verändert sich auch der Maßstab zur Bewertung der Mehrarbeit. Damit können Schwankungen in der Arbeitszeit abgebildet werden, ohne dass zum Beispiel die Nacharbeit von Stunden unmittelbar eine Zuschlagspflicht auslöst.

Überstundenzuschlag im Tarifvertrag

Ob und in welcher Höhe ein Überstundenzuschlag gezahlt werden muss, hängt vom jeweiligen Tarifvertrag ab. Die Regelungen können sich je nach Branche und Beschäftigtengruppe deutlich unterscheiden. Neben einer Verpflichtung zur Zahlung bieten diese Tarifverträge oft auch Möglichkeiten zur Gestaltung, dies unter der Nutzung von tariflichen Öffnungsklauseln.

Neben Überstundenzuschlägen können tarifliche Regelungen auch besondere Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit vorsehen. Bei der Lohnabrechnung sollte deshalb genau geprüft werden, welche Zuschläge vorgesehen sind und auf welcher Vergütungsgrundlage sie berechnet werden.

Wann besteht kein Anspruch auf Überstundenvergütung?

Nicht jede zusätzliche Arbeitsstunde führt automatisch zu einem gesonderten Vergütungsanspruch. Ein Anspruch kann fehlen, wenn Überstunden durch eine wirksame Klausel im Arbeitsvertrag mit dem Gehalt abgegolten sind. Allerdings ist hier Vorsicht geboten:

Eine pauschale Vereinbarung, nach der ‚sämtliche Überstunden unabhängig von ihrem Umfang mit dem Gehalt abgegolten‘ sind, ist wegen Verstoßes gegen das Transparenzgebot unwirksam (BAG, Urteil v. 01.09.2010 – 5 AZR 517/09). Solche Klauseln sind rechtlich nur dann belastbar, wenn sie eine konkrete Höchststundenzahl nennen (z. B. ‚bis zu 10 Überstunden pro Monat sind mit dem Grundgehalt abgegolten‘).

Besonderheiten bei Abwicklung und Auszahlung

In der weiteren Abwicklung und Auszahlung erfordert dieser Sachverhalt besondere Sorgfalt seitens der Arbeitgeber. Bei bestimmten Beschäftigtengruppen können besondere Voraussetzungen gelten. Auch tarifliche Regelungen können festlegen, ab welcher Arbeitszeit überhaupt eine zuschlagspflichtige Überstunde vorliegt.

Arbeitgeber sollten daher nicht allein anhand der tatsächlich geleisteten Stunden entscheiden, ob eine Vergütung geschuldet ist, sondern die konkreten arbeits- und tarifvertraglichen, einzelfallbezogenen Regelungen prüfen.

Überstunden und Mehrarbeit bei Teilzeit

Auch Teilzeitbeschäftigte können Überstunden und Mehrarbeit leisten. Hierbei gelten jedoch strenge Vorgaben aus der aktuellen Rechtsprechung zum Schutz vor Diskriminierung (§ 4 Abs. 1 TzBfG). Wenn ein Tarifvertrag Überstundenzuschläge vorsieht, haben Teilzeitkräfte grundsätzlich bereits dann Anspruch auf diesen Zuschlag, wenn sie ihre individuell vereinbarte Arbeitszeit überschreiten.

Tarifliche Regelungen, die einen Zuschlagsanspruch erst dann auslösen, wenn die regelmäßige Vollzeitarbeitszeit überschritten wird, benachteiligen Teilzeitbeschäftigte nach Auffassung der europäischen und deutschen Rechtsprechung rechtswidrig (EuGH, Urteil v. 19.10.2023 – C-660/20; BAG, Urteil v. 19.12.2018 – 10 AZR 231/18). Für Arbeitgeber bedeutet das: Bei Teilzeitkräften löst in der Regel jede Stunde über dem vertraglichen Soll unmittelbar die Zuschlagspflicht aus, sofern tarifliche Zuschlagsregelungen existieren.

Krankheit und Überstunden: Was gilt bei krankheitsbedingter Abwesenheit?

Krankheit beeinflusst die Berechnung und den Umgang mit Überstunden maßgeblich. Während einer Arbeitsunfähigkeit stellt sich die Frage, ob der Aufbau, Abbau oder die Verrechnung von Überstunden im Rahmen der Entgeltfortzahlung zulässig ist. Bereits erworbene Ansprüche auf Überstunden bleiben trotz einer Erkrankung grundsätzlich bestehen und entfallen nicht ersatzlos.

Ebenso sollte eine krankheitsbedingte Abwesenheit nicht dazu führen, dass Beschäftigte während ihrer Arbeitsunfähigkeit Überstunden abbauen. Bei einem Arbeitszeitkonto kommt es darauf an, welche Regelungen für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit gelten. Arbeitgeber sollten insbesondere prüfen, ob tarifliche oder betriebliche Bestimmungen zum Umgang mit Zeitguthaben bestehen.

Auch bei der Urlaubsberechnung und Entgeltfortzahlung können Fragen entstehen, wenn regelmäßige Mehrarbeit und Zuschläge Teil der Vergütung sind. Hier ist eine genaue Prüfung der jeweiligen tariflichen Regelungen erforderlich.

Darf der Arbeitgeber Überstundenabbau anordnen?

Die Frage, ob der Arbeitgeber Überstundenabbau anordnen darf, hängt von den bestehenden vertraglichen und betrieblichen Regelungen ab. Ist ein Arbeitszeitkonto vereinbart, kann der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen festlegen, wann Zeitguthaben in Freizeit ausgeglichen werden. Ob eine einseitige Anordnung möglich ist, richtet sich insbesondere nach dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung und bedarf einer ausdrücklichen Vereinbarung.

Auch Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats können relevant sein. Arbeitgeber sollten deshalb vor einem angeordneten Freizeitausgleich prüfen, ob hierfür eine entsprechende Grundlage besteht und ob ein tariflicher Zuschlag trotz Abbau der Stunden zu berücksichtigen ist.

Überstunden und Mehrarbeit immer richtig dokumentieren

Eine zuverlässige Zeiterfassung hilft Arbeitgebern, die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen einzuhalten und Überstunden korrekt abzurechnen. Auch die Anordnung und Genehmigung zusätzlicher Arbeitszeit sollte nachvollziehbar sein.

Klare interne Vorgaben verhindern den eigenständigen Aufbau von Überstunden durch Beschäftigte und schaffen Eindeutigkeit bezüglich der tatsächlich angeordneten Arbeitszeit.

Ausschlussfristen beachten

Viele Tarifverträge enthalten Ausschlussfristen, innerhalb derer Ansprüche auf Vergütung oder Zuschläge geltend gemacht werden müssen. Dies kann auch Forderungen wegen Überstunden betreffen. Arbeitgeber sollten deshalb prüfen, welche Fristen im jeweiligen Tarifvertrag gelten, wenn Beschäftigte nachträglich Ansprüche geltend machen. Eine sorgfältige Dokumentation und Abrechnung der Arbeitszeit schafft auch hier zusätzliche Sicherheit.

Was droht bei falsch abgerechneten Überstunden?

Werden Überstunden oder tarifliche Zuschläge nicht korrekt vergütet, können Nachzahlungsansprüche entstehen. Verstöße gegen gesetzliche Arbeitszeitvorschriften können darüber hinaus weitere rechtliche Konsequenzen haben.

Besonders bei regelmäßig anfallender Mehrarbeit sollten Arbeitgeber deshalb ihre Arbeitszeitmodelle und betrieblichen Abläufe regelmäßig überprüfen.

Sie möchten Überstunden risikominimiert gestalten?

Unsicherheiten bezüglich der wirksamen Anordnung von Überstunden, des Abbaus von Zeitguthaben oder der Berücksichtigung tariflicher Zuschläge erfordern eine fundierte Prüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen.

Lassen Sie Ihre Arbeitszeitregelungen, Arbeitsverträge und tariflichen Vorgaben von unseren Experten prüfen. So lassen sich mögliche Nachzahlungs- und Haftungsrisiken frühzeitig erkennen und Überstunden rechtlich belastbar organisieren. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich individuell beraten.

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Fazit: Überstunden und Mehrarbeit risikominimiert organisieren

Überstunden und Mehrarbeit können notwendig sein, um betriebliche Auftragsspitzen und kurzfristigen Personalbedarf abzudecken. Ihre Anordnung und Vergütung unterliegen jedoch gesetzlichen, vertraglichen und tariflichen Vorgaben. Für Arbeitgeber sind insbesondere die Voraussetzungen für die Anordnung von Überstunden, die gesetzliche Regelung zur Überstundenvergütung, der Umgang mit Überstunden bei Teilzeit sowie der Überstundenabbau relevant.

Bestehende Zeitguthaben und tarifliche Ansprüche erfordern auch im Krankheitsfall eine genaue Prüfung. Eine transparente Zeiterfassung sowie klare betriebliche Regelungen unterstützen die kontrollierte Organisation von Überstunden und vermeiden unnötige Nachzahlungs- oder Haftungsrisiken.

Fest steht aber auch, dass Arbeitgeber bestehende Gestaltungszeiträume wie tarifliche Öffnungsklauseln oder individuelle Regelungen sinnvoll nutzen sollten.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Überstunden und Mehrarbeit